مهارات تفعيل وتنظيم الوقت

لقد كان نهاري جنونياً، تلقيت أكثر من اثني عشر اتصالاً هاتفياً وحضرت ثلاثة اجتماعات وعالجت عدداً لا يحصى من الأوراق وأجبت عن خمسة تساؤلات لخمسة زملاء وصلوا فجأة إلى مكتبي وكان علي أن أحل أزمتين أساسيتين. لقد كنت منهمكاً طيلة الوقت في العمل إلا أنني لا أشعر الآن بأنني حققت شيئاً على الإطلاق.

اليوم = 86400 ثانية، لماذا يكفي هذا الوقت بعض الناس لإدارة المؤسسات الضخمة، والبعض يعجز عن إنجاز بعض الأعمال البسيطة، الفرق يكمن في فعالية استغلال الوقت.

إن فوائد تنظيم الوقت السليم فورية وكبيرة، منها:

تحقيق نتائج أفضل في العمل.

تحسين نوعية العمل.

زيادة سرعة إنجاز العمل.

التخفيف من ضغط العمل.

تقليل عدد الأخطاء الممكن ارتكابها.

زيادة المرتب.

تعزيز الراحة في العمل.

تحسين نوعية الحياة غير العملية.

لذلك عليك أن تبادر بتنظيم وقتك واستغلاله بأفضل السبل وإلا ستصبح مثل ذاك المدير الذي عرضنا كيف يصف يومه.

يخصص عادة الأسبوع الأول من أيلول / سبتمبر لما يسمى "أسبوع الإنتاجية في المكتب" ويمكن أن تحدد موعد آخر يتناسب مع ظروف عملك، ويتم مناقشة بند واحد من بنود التنظيم كل يوم من هذا الأسبوع، ويتم في كل قسم أو مجموعة تخصيص ساعة يومياً لمناقشة في الموضوع المطروح ووضع الحلول المناسبة لتجنب كل ما يعيق استغلال الوقت، والنقاش الجماعي يسمح بإظهار المشاكل المحتمل حدوثها ووضع أفضل الحلول لمعالجتها.

ويمكنك إقامة ساعات تدريبية مرنة لإتاحة الفرصة لحضور الجميع، ويجب أن يشارك جميع الموظفين في حل التمارين ووضع الحلول والخطوات العملية التي سيتبعونها فور عودتهم إلى المكتب، وهذا يخلق الحماس الجماعي في المؤسسة فيلتزم الجميع بهذه الخطوات .

ملاحظة: هذا الكتاب يفترض أنك ستقرأ جزء في كل يوم على أن تنتهي منه بعد أسبوع، وهذا مما يسهل قراءة الكتاب، ويتيح لنا تطبيق الخطوات العملية قبل إكمال قراءة الكتاب.

اليوم الأول: تقييم الذات
اليوم سنقوم بتحليل قدراتنا على تنظيم الوقت، وسنضع سجلاً للوقت ولائحة بالعوامل التي تستنفذ الوقت، وبعد ذلك الخطوات العملية لتغيير عاداتنا.

تحليل استخدامنا للوقت
تظهر الأبحاث أن الموظفين يضطرون دائماً إلى تغيير موضوع اهتمامهم، فتراهم يمضون ما معدله عشر دقائق غلى المسألة الواحدة، فيضيع الوقت في المقاطعات والضغوطات اليومية دون أن يشعر بضياع الوقت.

لذلك نحن بحاجة إلى أن نعي عاداتنا في قضاء أوقاتنا، وتصميم سجل خاص بالوقت سيزيد من وعينا بحجم الوقت المهدر وسيحدد العوامل المضيعة للوقت. وإليك نموذجاً لهذا السجل.

سجل الوقت

الساعة	العمل	المردود	المدة	مخطط مسبقاً؟
9.00	البريد	وسط	25 دقيقة	لا
9.30	اجتماع حول المبيعات	مرتفع	50 دقيقة	نعم
10.20	تصفح الأوراق المرمية على الطاولة	منخفض	10 دقائق	لا
10.30	مقاطعات جانبية من قبل الزملاء	منخفض	15 دقيقة	لا

العوامل المضيعة للوقت

1- إضاعة الأشياء	.	6- الأوراق التي لا قيمة لها
2- الاجتماعات الغير مخططة جيداً	.	7- الأزمات
3- الهاتف	.	8- تكليف الذات بأعمال الغير
4- المقاطعات الجانبية	.	9- الكمالية
5- التأجيل	.	10- اللهو

تغيير عاداتنا
قراءة ملخص هذا الكتاب لا يكفي لتغيير عاداتنا بل علينا أن نبذل الجهد لتغيير عاداتنا، ويجب أن نستمر في تطبيق هذه الخطوات مراراً حتى تصبح عادات حسنة، ويمكن أن نطلب من الآخرين المساعدة، وإليك خطة من سبع خطوات لتغيير عادات إهدار الوقت:

اكتب الأسباب التي تؤدي إلى ضياع وقتك.

عدد المشاكل التي تسببها عادة هدر الوقت.

تصور عادة تنظيم الوقت ونتائجها الإيجابية.

حسن من عادة تنظيم الوقت.

توقف عن استخدام الأعذار الواهية.

خطط ليومك بهدوء كل صباح.

حول المشاريع الضخمة إلى خطوات ومهمات صغيرة مرتبة.

اليوم الثاني: الحد من تراكم الأوراق
هل يبدو مكتبك مليء بالأوراق والمذكرات والكيبات والمواد التي تود قراءتها وأوراق الملاحظات؟ إذا كان كذلك فأنا متأكد بأنك تضيع الكثير من الوقت في البحث عن ورقة مهمة أو عنوان شخص أو زبون، أو تجلس لساعات في الأسبوع الواحد لترتيب الأوراق وفرزها من دون فائدة تذكر أصبح مكتبك خزانة للأوراق الغير مهمة بدل أن يكون مكان للعمل!!.

في هذا اليوم سنساعدك على التخفيف من وطأة هذه الأوراق وسيصبح مكتبك خالي من كل شيء إلا جدول تنظيم وقتك والقليل من الأوراق المهمة ومساحة كبيرة فارغة للعمل!